Аналог 5S в бережливой отчетности или про 5R

Каждая система отчётности со временем значительно расширяется, с одной стороны, за счет новых требований со стороны специализированных подразделений, но также и за счет создания новых индивидуальных аналитических отчетов. Часто отчеты используются всего несколько раз или теряют актуальность по прошествии определенного периода времени и в результате забываются. Пользователи очень редко сообщают о таких больше не используемых отчётах, поэтому крайне важно периодически выявлять и, при необходимости, удалять эти отчеты.

Метод 5S может быть использован и применён для очистки системы отчетности путём преобразования 5S в метод 5R.

Рубрикация. Первоначально необходимо выполнить разбиение на разделы или сортировку отчетности. Отчеты разбиваются на различные разделы в зависимости от областей применения, обязанностей или целевых групп. При этом важно учитывать все имеющиеся отчеты.

Ребалласт. Периодически отчеты должны анализироваться и классифицироваться в соответствии с их использованием. Элементы, которые больше не используются, надо идентифицировать. После такой идентификации и соответствующего разрешения на удаление отчетов эти элементы переходят к заключительному этапу жизненного цикла. Конечно, сбор данных и другие зависимые процессы также нуждаются в настройке и совершенствовании.

Ресортировка. Отчеты перегруппировываются и размещаются в соответствующих структурах, например, по темам или областям применения, и могут быть представлены, например, через портал отчетов для пользователей.

Разработка правил. Обработка этого процесса должна быть стандартизирована. Необходимо разработать соответствующие правила и стандарты. Таким образом, однократное действие может заложить основу для периодически повторяемого процесса.

Рецидивный процесс. Соответствующий процесс необходимо периодически повторять, и поэтому рекомендуется планировать и назначать встречи,  периодически устанавливая параметры отчётов.